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¿Cómo manejar mi empresa en tiempos de crisis?

¿Cómo manejar mi empresa en tiempos de crisis?

La pandemia de coronavirus definitivamente resultó una amenaza inminente para todos los negocios, siendo las mipymes y startups aquellas que pudieron haber tenido afectaciones mayores. De acuerdo a la magnitud de esta crisis, cualquier acción tomada es un gran paso para contribuir a la recuperación de todos esos negocios.

Para ello, aquí te compartimos alguna información que te podrá ser de utilidad para sacar adelante a tu empresa durante cualquier época difícil.

1. Mentalidad

Es necesario pensar las cosas con determinación, persistencia, optimismo realista y calma. Evidentemente, llegarán sensaciones de miedo, estrés y ansiedad, pero hay que canalizarlas para tomar decisiones. Te ayudará respirar y distinguir lo que puedes controlar de lo que no.

2. Empleados

Suponiendo que el caso base es no despedir a nadie, explicar a los empleados que no son tiempos normales y se requerirá trabajar duro e incrementar la productividad, es vital para mantener los empleos. Es importante anteponer a los empleados sobre los inversionistas, ya que mientras los segundos saben que hay riesgo de perder dinero y pueden asumirlo, hay que hacer el esfuerzo de procurar la salud y el trabajo de los empleados, especialmente de los más comprometidos. Demuestra que existe confianza en ellos, lo que implica estar juntos en todo el proceso.

Es vital hacer un censo del personal, sus padecimientos, edad y género para ver qué áreas operativas son vulnerables a ser afectadas por enfermedades y rotar al personal para no exponer a los más vulnerables. Es vital no dejar de pagar el IMSS del personal para que pueda recibir atención si es necesario y reintegrarse a su trabajo una vez se recuperen.

Algunas estrategias que han implementado CEO’s de empresas son:

  • Reducción de salarios iniciando por el área directiva y de ahí sucesivamente conforme se requiera.
  • Comunicar a los empleados la situación actual de la empresa, qué políticas se estarán implementando, posibles escenarios que pueden presentarse y que principios dictarán las decisiones de respuesta. Tomar en cuenta la opinión de los empleados.
  • Adquisición por parte del patrón de bienes esenciales para los hogares de los empleados; así no todos tienen que exponerse al contagio mientras que reciben sus bienes en la empresa.
  • Adelanto de sueldos para que los empleados puedan prever con tiempo y adquirir los bienes necesarios para sobrellevar la contingencia.
  • Adquisición del equipo de protección adecuado para que los empleados se mantengan saludables y productivos.
  • Asesoría técnica sobre cómo responder ante ciertas situaciones y notificar al empleado nuevos protocolos o cambios en los mismos.
  • Rotación de turnos: Si tres personas hacían 8 horas de turno cada una por 5 días a la semana, pero por falta de demanda o de insumos de producción, se puede iniciar una rotación de turnos, donde se reducen los días de trabajo de 5 a 4, pero se rotan las personas para asegurar que siempre hay alguien trabajando.
  • En caso de que se llegue a tratar con un sindicato, hay que firmar un acuerdo donde se estipule que, de manera temporal, se pagará un porcentaje del sueldo durante el tiempo que estén mermadas las labores.

Estos acuerdos ayudan a que la empresa reduzca un poco el costo laboral, que los empleados no pierden su trabajo y que la compañía siga generando ingresos. Muchos cálculos se hacen respecto del impacto de despedir a un equipo de empleados, pero pocas veces se calcula el impacto de lograr que los trabajos no se pierdan, o bien el impacto que tiene perder talentos específicos dentro de la organización. Eso sí, si se detectan empleados de bajo desempeño, no comprometidos, o que quieran irse, deben irse.

Los dueños de las empresas también deben de asumir parte de la pérdida de ingresos al modificar su estilo de vida y compartir la baja de ingresos con los empleados. Se puede compensar la reducción de ingresos temporal cuando la empresa se recupere y se pague el retroactivo.

Los emprendedores deben mostrar verdadero liderazgo, manteniendo comunicación constante, clara, y dar actualizaciones con regularidad. También es importante que tengan la capacidad de manejar las emociones de los empleados, especialmente de calmarlos y saber mandar mensajes de tranquilidad, para que el ruido exterior y los rumores no los confundan. Esto definitivamente no se puede delegar.

3. Toma de decisiones: dónde ser flexible y dónde no

La empatía y la flexibilidad son muy importantes, pero también se requiere mucha determinación, entre otras habilidades directivas. Un CEO no debe ser flexible en el incumplimiento de las directrices y las instrucciones, ni con los bajos rendimientos. Por otro lado, es natural que la cantidad de consensos tendrá que disminuir: se necesita más decisión y menos debate.

Entre las cosas que puede esperar un CEO y por las que debe ser flexible están:

  • Variaciones en la productividad de empleados: especialmente luego de digerir malas noticias, choques, estrés acumulado. Pero esta productividad deberá ir mejorando en el tiempo.
  • Cambios en la forma de trabajar (por ejemplo, trabajo desde casa): se debe tener paciencia en caso de que los empleados nunca hayan trabajado desde casa, se debe tomar en cuenta que es posible que algunas áreas tengan menor accesibilidad debido a menor potencia de Internet en los domicilios de los empleados o equipamiento no óptimo.
  • Altibajos en la cadena de suministro: Una cadena de suministro muy global tendrá alto impacto, por lo que también se podrían alterar los niveles de producción debido a retrasos en la entrega o desabasto por cierre de producción.

4. Finanzas

En primer lugar, hay que entender en qué sector juegas, pues el virus tendrá diferentes impactos y esto puede incidir en la cantidad de movimientos que haces en la empresa. De acuerdo con Moody’s, el impacto sería:

  • Alta exposición: Industria textil, manufactura, automotriz y sus cadenas logísticas, bienes de consumo duraderos, juegos de azar, turismo, entretenimiento, aerolíneas, transporte rodado de pasajeros, logística y comercio en general exceptuando el de alimentos.
  • Mediana exposición: Bebidas, productos químicos, manufacturas, medios, metales y minería, petróleo, gas y sus servicios, agricultura, compañías de servicios, acereras, tecnología de hardware.
  • Baja exposición: Construcción y materiales, defensa, equipamiento y transporte, rentas y bienes raíces, paquetería, productos farmacéuticos, bienes raíces, alimentos y su venta minorista, telecomunicaciones y gestión de residuos.
  • Potencial impacto positivo: Compañías de servicios basados en Internet, comercio electrónico, entregas on-demand, minería de oro.

En segundo lugar, identifica tu tipo de clientes. En general:

  • Pymes que le venden a empresas (B2B): En recesión, la confianza empresarial es de las primeras en caer, por lo que la mayoría de los clientes del rubro harán recorte en costos no esenciales, por lo que se puede esperar la cancelación de proyectos, lenta dispersión de recursos, mayor aversión al riesgo y menos experimentación. Los proyectos que se verán beneficiados serán los que traigan una mayor tasa interna de retorno a corto plazo.
  • Pymes (B2P) o que venden al público: El consumo básico permanece. Se tendrá una disrupción en el estilo de vida que conlleva menos lujos, viajes, entretenimiento, eventos deportivos, entre otros. A menores ingresos, mayor disrupción en el consumo de bienes y servicios no esenciales para la vida diaria. Pymes en estos sectores se pueden ver afectadas por lo que es importante clasificar si tu negocio se encuentra dentro de los bienes y servicios básicos o los considerados un lujo.

En tercer lugar, revisa la velocidad a la cual la empresa está consumiendo capital. Calcula tu gasto mensual, separando costos fijos (los que no se pueden cambiar, como pago de préstamos o renta) y costos variables (salarios, comisiones, viáticos, insumos, entre otros). Posterior a esto determina los ingresos reales y resta los gastos; esto dirá si tienes flujo de caja positivo o negativo. En caso de que estés ‘consumiendo’ dinero, revisa la cuenta de banco y proyecta cuánto tiempo tiene la empresa antes de quedarse sin dinero.

En cuarto lugar, hay que reducir el gasto, ya que esta situación se puede extender entre 12 y 18 meses. Gastos en expansiones, hormiga, equipo de computación, intangibles y otros componentes del CAPEX se deben cortar, así como oficinas caras y otros lujos, viáticos, membresías, anualidades, tarjetas corporativas y gastos discrecionales. De ser posible, prioriza el pago de préstamos o pasivos con alta tasa de interés.

5. Operaciones y cultura

En primer lugar, revisa tu cadena de suministro. Mientras más global sea, no solo tendrá alteraciones en la adquisición de insumos, sino que puede encarecer los mismos al haber desabastos por alteraciones en la producción o demanda. Revisa los procesos de fabricación, distribución, relación con proveedores, instalaciones de primera línea, e identifica si alguno requiere un plan operativo de contingencia. Incluso alguno podría requerir un plan tipo “rómpase en caso de emergencia”. También analiza tus inventarios y los que no sean importantes.

En segundo lugar, es posible que tengas que implementar el trabajo remoto, si es que no lo hacías ya. Aquí hay diferentes opciones en el mercado, pero a nivel directivo, es importante que le comuniques a los empleados las expectativas del trabajo remoto y las actualices cuando sea necesario. De forma específica, debes definir políticas de herramientas, de productividad —con sus respectivas métricas—, de disponibilidad, de juntas virtuales, y de gestión de datos e información crítica o confidencial.

La cultura, cada día más importante para empresas y empleados, se verá trastocada tanto por el trabajo remoto como porque la guerra por sobrevivir cambiará las prioridades. Aún, así, los CEOs pueden establecer acciones que promuevan los valores de la compañía, así como sesiones para enumerar aprendizajes, compartir preocupaciones y construir resiliencia.

6. Planes de sucesión

En una recesión con pandemia, peligran tanto los puestos de trabajo como las personas, que se pueden contagiar y ser baja. Es por ello que es muy importante abrir capacitaciones y la lógica de la toma de decisiones hacia abajo y hacia los lados, así como establecer un plan de sucesión en caso de que algún puesto o alguna persona sea baja. También se deben desarrollar protocolos claros de flujo de trabajo para contrarrestar los déficits de personal.

La operación de la empresa es una de las últimas cosas que se pueden perder. Es importante revisar los sistemas y la información, de forma que se tengan copias de seguridad y respaldos, así como las llaves de acceso a ellos. Recuerda que el mismo CEO podría ser una baja.

10. Cuidado personal

Realizar todas estas acciones te llevará una gran carga emocional y de energía, por lo que es importante cuidarse. Por la misma naturaleza del virus al que nos enfrentamos, habrá que estar en las mejores condiciones físicas posibles, dormir bien, dedicar tiempo a recargarse internamente, pero también ayudará realizar meditación y tener tanto círculos de amistad como profesionales para estar desfogando las intensas vivencias y otros pensamientos.

De acuerdo con una encuesta, 49% de los emprendedores entrevistados tuvieron alguna condición de salud mental: 30% de ellos con depresión, 29% con Trastorno Hiperactividad con Déficit de Atención (TDAH) y 27% con ansiedad. Simultáneamente, 72% dijo que había visto problemas de salud mental en su familia. Muchas veces, esto deriva en insomnio, comida por nervios y consumo de drogas.

Afortunadamente, ha habido mayor apertura para hablar de estos temas en los últimos años. Es de gran importancia recordar que las mipymes son sumamente importantes y requieren mucho trabajo, pero que antes que todo está la vida y la salud de quienes logran sacarlas adelante.+


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